Sprawozdanie Finansowe przez internet krok po kroku w 2019 roku

Sprawozdanie Finansowe to dokument, przedstawiający wynik finansowy m.in. spółki z o.o. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo Mikro spółka z o.o. może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Dzięki tym możliwościom istnieje mniej obowiązków dla mikroprzedsiębiorców a prowadzenie sp. z o.o. jest jeszcze łatwiejsze. Jednocześnie przy składaniu dokumentów finansowych do repozytorium MF należy pamiętać o przesłaniu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe i uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Wstęp

Niniejszy wpis został poświęcony procedurze przejścia przez system bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych "KROK PO KROKU" dla spółek z o.o., które są mikroprzedsiębiorcami.

Od 2019 roku wprowadzony został obowiązek składania sprawozdania finansowego w formacie JPK (XML), przez co pojawiły się dodatkowe utrudnienia/ułatwienia, przez które trzeba przejść. Zwracamy uwagę, że obowiązek związany ze sprawozdaniem finansowym składa się z dwóch etapów:
1) najpierw dokument musi zostać sporządzony i podpisany, co powinno nastąpić do dnia 31 marca - termin podpisu profilem zaufanym zawarty jest w pliku XML i nie może zostać zmieniony,
2) następnie zaś należy przesyłać sprawozdanie (w formacie XML) wraz z uchwałami zatwierdzającymi (w formie skanu PDF), co może nastąpić do dnia 30 czerwca, najlepiej jednak nie odkładać tego na ostatnią chwilę.

W celu prawidłowego wygenerowania oraz złożenia sprawozdania finansowego w Fakturomanii w formacie .xml, należy postępować zgodnie z niniejszym poradnikiem.
Wpis z uwagi na swoją uniwersalną formę, może posłużyć również wszystkim podmiotom na których spoczywa obowiązek złożenia takiego sprawozdania.

Zwracamy równiez uwagę, że w pełni prawidłowy sposób można przeprowadzić procedurę wyłącznie na środowisku Windows lub Linux. Niestety Ministerstwo Sprawiedliwości nie wspiera Mac OS przez co często wyświetlają się błędy.

PROCEDURA PRZYGOTOWANIA ELEKTRONICZNEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO W 2019

Sprawozdanie Finansowe w przypadku sp. z o.o. można podpisać profilem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym - może zrobić to kierownik jednostki. W Fakturomanii korzysta się z opcji, gdzie kierownik jednostki prowadzi również księgi handlowe spółki z o.o. i nie posiada podpisu kwalifikowanego.

Zwracamy również uwagę, że jeżeli zarejestrowali Państwo spółkę przed dniem 15 marca 2018 r., to niezbędne będzie dokonanie autoryzacji konta w S24.

Niniejszy wpis podzielony został na siedem części:

  • generowanie i podpisywanie Sprawozdania Finansowego w formacie .xml,
  • rejestracja na platformie ePUAP,
  • podpisywanie sprawozdania finansowego na platformie ePUAP,
  • wprowadzanie sprawozdania finansowego na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości,
  • weryfikacja dokumentu,
  • podpis ePUAP i wysyłka.

Generowanie Sprawozdania Finansowego w formacie JPK (.xml) - przygotowanie do 31 marca

W celu wygenerowania sprawozdania finansowego przez Fakturomanię należy udać się do zakładki "Wzorce dokumentów" i nacisnąć przycisk "Dodaj".


Następnie należy wybrać dokument "E-sprawozdanie finansowe" i przejść dalej.


Kolejnym krokiem jest wprowadzenie odpowiednich danych - wybranie osób, które podpiszą się na dokumencie: osoby sporządzającej sprawozdanie finansowe oraz kierownika jednostki UWAGA w przypadku, gdy jest to jedna osoba, nalezy wybrać tą osobę 2 razy - 1. JAKO OSOBA SPORZĄDZAJĄCA SF 2. NASTĘPNIE JAKO CZŁONEK ZARZĄDU), oraz wczytanie danych za rok bieżący i poprzedni.
Jeżeli zarząd jest wielosobowy, to każda osoba z Zarządu musi podpisać się pod sprawozdaniem - powinna zatem zostać na tym etapie dodana.


W następnym etapie można skontrolować czy wszystkie dane wyświetlają się prawidłowo oraz czy wybrany został odpowiedni okres sprawozdawczy.

Okres sprawozdawczy jest to rok obrotowy spółki. Przykłady:
a) jeżeli spółka została wpisana do KRS z dniem 3 marca 2018 r. i jest to pierwszy rok obrotowy to będzie on trwał prawdopodobnie do 31 grudnia 2018 r - od 3.3.2018 do 31.12.2018.
b) jeżeli spółka została wpisana do KRS dnia 9 listopada 2017 r. i ma przedłużony rok obrotowy to będzie on trwał od 9.11.2017 do 31.12.2018 r.
c) jeżeli kiedyś już zostało złożone sprawozdanie finansowe to rok obrotowy będzie tożsamy z rokiem kalendarzowym - 1.1.2018 - 31.12.2018 r.

Informację o długości pierwszego roku obrotowego mogą Państwo odnaleźć
tutaj. Należy wpisać NIP spółki, następnie wybrać rejestr Przedsiębiorców i na końcu kliknąć wyszukaj. W odpisie aktualnym podmiotu znajduje się informacja o końcu roku obrotowego - dokładnie w Dziale III Rubryce 5.

W przypadku migracji do aplikacji z zewnętrzenej księgowości (podatnik był np: rozliczany przed korzystaniem z aplikacji przez biuro rachunkowe lub rozliczał się w innym programie), informacje dotyczące poprzedniego roku sprawozdawczego należy wpisać w rubryce "Poprzedni Rok" zgodnie z pozycjami dla bilansu mikro (na wzór: litera A do litery A, litera B do litery B itd.). Bilans mikro jest bowiem uproszczony, zatem najważniejszymi dla nas danymi są dane sumaryczne z głównych pozycji bilansu.




Ostatnim krokiem jest pobranie e-sprawozdania finansowego na komputer - należy kliknąć "opcje" i wybrać "pobierz". W ten sposób wygenerowane i pobrane sprawozdanie można już podpisać profilem zaufanym, a następnie zatwierdzić i przesłać Ministerstwu Sprawiedliwości w formie elektronicznej.

Rejestracja na platformie ePUAP

W celach bezpieczeństwa przesyłane sprawozdanie finansowe w formacie .xml trzeba zaopatrzyć w podpis profilem zaufanym.
Pierwszym krokiem jest rejestracja w systemie, najlepiej zarejestrować się za pośrednictwem banku - w ten sposób nie będzie wymagane potwierdzenie złożenia wniosku w jednej z placówek Urzędowych, a profil zaufany zostanie stworzony natychmiastowo. W zależności od banku rejestracja przebiega na różne sposoby:

  • mbank

  • T-Mobile

  • PKO BP

  • inteligo

  • Santander

  • Pekao

  • ING Bank Śląski

  • Envelo

  • Bank Millenium

  • Alior Bank
  • Następnie w celu zarejestrowania się i stworzenia profilu zaufanego należy udać się na stronę logowania Ministerstwa Cyfryzacji i wybrać profil zaufany, po czym zalogować się przez bank.



    Podpisywanie sprawozdania finansowego przez ePUAP

    Po założeniu profilu firmy można już śmiało przejść do podpisywania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym. Żeby tego dokonać należy przejść na stronę podpisywania dokumentów

    Trzeba również zwrócić uwagę na fakt, że sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane minimalnie dwa razy, przez osobę sporządzającą sprawozdanie finansowę i kierownika jednostki. W przypadku, gdy jest to ta sama osoba, powinna się ona podpisać dwukrotnie. Sposób złożenia podpisu został przedstawiony poniżej.





    i wybrać sprawozdanie finansowe w formacie .xml.

    Po przesłaniu dokumentu na serwer należy nacisnąć Podpisz.



    Spowoduje to przeniesienie na platformę profilu zaufanego, gdzie należy ponownie potwierdzić podpisanie dokumentu. Jeśli konto jest zintegrowane z bankiem, trzeba będzie zalogować się przez stronę odpowiedniego banku, by potwierdzić swoją tożsamość.


    Kiedy już uda się podpisać sprawozdanie finansowe, bardzo ważną czynnością o której trzeba pamiętać jest pobranie i zapisanie podpisanej wersji dokumentu.

    UWAGA! Jeżeli kierownik jednostki sporządza jednocześnie sprawozdanie, to należy:
    a) zapisać podpisane sprawozadnie ePUAPem (podpisane jako osoba sporządzająca),
    b) ponownie podpisać podpisane sprawozdanie ePUAPEm (jako kierownik jednostki).


    Wyżej wymienione czynności należy bezwzględnie wykonać do ostatniego dnia marca.
    Termin sporządzenia sprawozdania finansowego upływa z dniem 31 marca każdego roku, w 2019 - 1 kwietnia.

    Tak podpisany i pobrany plik sprawozdania należy:
    a) W przypadku gdy osobą sporządzającą sprawozdanie jest kierownik jednostki - taka osoba musi złożyć podpis dwa razy, jako osoba sporządzająca i jako kierownik jednostki (pod warunkiem, że zarząd jest jednoosobowy).
    b) W przypadku zarządu wieloosobowego, każda osoba należąca do zarządu musi złożyć podpis pod takim dokumentem np:
    Zarząd jest 3 osobowy składający się z osób A, B i C.
    Osoba A podpisuje plik, ściąga go na dysk, wysyła podpisany plik do osoby B. Osoba B podpisuje plik, ściąga go na dysk, wysyła podpisany plik zarówno przez osobę A i B do osoby C.
    Ostatnia osoba C podpisuje plik, ściąga go na dysk, wysyła go pozostałym członkom zarządu, taki plik będzie niezbędny przy wprowadzaniu sprawozdania finansowego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli któryś z członków zarządu prowadzi również księgi - podpisuje się dwukrotnie.

    UWAGA - czynności podejmowane po przygotowaniu sprawozdania

    Uzupełnione wszystkie uchwały, które są niezbędne do dopełnienia formalności związanych ze Sprawozdaniem Finansowym, można wygenerować podążając za wskazówkami dostępnymi tutaj.
    Zwracamy uwagę, że uzupełnione uchwały z Fakturomanii należy wygenerować dopiero po sporządzeniu sprawozdania finansowego (podpisaniu go profilem epuap), zgromadzenie wspólników zaś nie może odbyć się i zatwierdzić sprawozdanie przed jego faktycznym sporządzeniem i podpisaniem!

    Sprawozdanie Finansowe z Fakturomanii w formacie PDF można wygenerować natomiast podążając za wskazówkami dostępnymi tutaj.

    Wprowadzanie sprawozdania finansowego na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości - uchwały do końca czerwca.

    Kiedy już uda się pobrać podpisaną wersję sprawozdania finansowego, można przesłać je wraz z uchwałami przez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości.
    W tym celu najpierw udajemy się na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/

    UWAGA | Należy zwrócić uwagę na godzinę rozpoczęcia i zakończenia zgromadzenia wspólników widniejącą na protokole wygenerowanym w aplikacji, nie może bowiem mieć miejsca sytuacja, w której zgromadzenie wspólników rozpoczęło i zakończyło się przed samym sporządzeniem sprawozdania finansowego oraz złożeniem podpisów przez epuap!

    Rozpoczynamy klikając okienko “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

    Następnie należy się zalogować.

    Po wciśnięciu guzika zaloguj się pokaże nam się okno z logowaniem, tutaj wpisujemy dane logowania.

    Po zalogowaniu wyświetli nam się komunikat, jeżeli będziemy dokumenty podpisywać profilem zaufanym - ePUAP wciskamy X.

    Teraz rozpoczniemy procedurę uzupełniania dokumentacji w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.

    Wybieramy "Przygotowanie i składanie zgłoszeń"

    Następnie wybieramy "Dodaj zgłoszenie"

    Wyszukujemy numer KRS naszego podmiotu - w aplikacji Fakturomania numer możemy odnaleźć w zakładce Dane Firmy.

    Po wyszukaniu podmiotu, wciskamy przycisk "Dalej".

    Następnie, nadajemy nazwę roboczą zgłoszenia, wybieramy okres sprawozdania finansowego, rodzaj zgłoszenia, a następnie "Dodaj dokument"


    UWAGA: Data początkowa okresu sprawozdania wgrywanego w systemie S24 musi być tożsama z datą wpisaną w pliku XML - czyli z rokiem obrotowym wskaznym w Fakturomanii, jednak jeżeli użytkownik dołączył do grona osób korzystających z aplikacji w trakcie roku obrotowego (przeniósł księgowość), prawdopodobnie niezbędna będzie manualna poprawa daty początku roku obrotowego w pliku XML

    Rodzajem wgrywanego dokumentu, będzie "Roczne sprawozdanie finansowe", wgrywanym plikiem zaś będzie podpisany profilem zaufanym plik JPK, wybrany język to polski, wybieramy plik "Sprawozdanie Finansowe", a następnie zapisujemy.

    Następnym dokumentem będzie dodanie uchwał niezbędnych dla Sprawozdania Finansowego. W opinii Autora uchwały można dodać razem, nie trzeba ich rozdzielać na poszczególne uchwały, można dodać po prostu jeden zestaw w obydwu przypadkach.

    UWAGA: UCHWAŁY MUSZĄ BYĆ PODJĘTE PO DACIE SPORZĄDZENIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

    Pierwszą uchwałą będzie uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty. Wybieramy tutaj plik "Uchwały Sprawozdanie Finansowe". UWAGA Plik będzie nazywał się tak jak zapiszemy go na komputerze - domyślnie z fakturomanii pobieramy pliki "Dokumenty do US i KRS" - z tego pliku interesują nas wyłącznie uchwały - bez KRS Z30 oraz opłaty, jednak w niniejszym wpisie zmieniono nazwę zpaisanego pliku na "Uchwały Sprawozdanie Finasnowe". Zwracamy uwagę, że załączamy odręcznie podpisane skany uchwał nie zaś plik pdf wygenerowany z fakturomanii.

    UWAGA: UCHWAŁY MUSZĄ BYĆ PODJĘTE PO DACIE SPORZĄDZENIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

    Następną uchwałą będzie uchwała o Zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Wybieramy tutaj plik Uchwały Sprawozdanie Finansowe.

    UWAGA! Jeżeli wyświetlił się komunikat dotyczący zbyt dużej objętości pliku (skanu podpisanych odręcznie uchwał), można w takim wypadku skompresować plik przy użyciu narzędzi online np. używając narzędzia "Smallpdf":

  • SmallPDF (https://smallpdf.com/pl/compress-pdf)

    Po dodaniu wszystkich dokumentów zapisujemy wprowadzone dokumenty, a następnie przechodzimy Dalej.


    Teraz należy potwierdzić, że oryginały dokumentów zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi handlowe. W przypadku jednostek Mikro często zdarza się, że jest to jedna osoba, z tego względu wybieramy pierwszą opcję.

    Weryfikacja dokumentu i jego wysyłka

    W przypadku komunikatu o treści "Uwaga! Do zgłoszenia dołączyłeś niepodpisane pliki. W tym przypadku zgłoszenie będzie mogło być podpisane wyłącznie podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Niepodpisane załączniki zostaną podpisane razem ze zgłoszeniem. Jeżeli nie zgadzasz się na to, możesz wrócić do ekranu dodawania dokumentów, usunąć niepodpisane załączniki i załączyć podpisane pliki.", nie należy nim się przejmować, dlatego że zaraz nastąpi podpisanie dokumentacji profilem zaufanym.

    Po przejściu do tego etapu weryfikujemy prawidłowość dokumentacji, na górze naszej przeglądarki powinna ukazać się informacja w niebieskim polu, że zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane.

    Po weryfikacji zaznaczamy kwadrat, a następnie osoby znajdujące się na liście podpisują dokument.

    Wybieramy Podpis ePUAP.

    Uwaga po złożeniu podpisu przez jedną osobę, należy się wylogować z platformy epuap w celu umożliwienia złożenia podpisu drugiej osobie, w innym wypadku przeglądarka będzie cały czas wracała na profil pierwszej osoby.

    Zostaniemy przekierowani na stronę ePUAP.

    Podpis ePUAP i internetowa wysyłka Sprawozdania Finansowego

    Po przekierowaniu na stronę ePUAP - profilu zaufanego, aby podpisać sprawozdanie finansowe należy zalogować się przez któryś z banków albo danymi logowania. Po zalogowaniu wyświetli nam się przeglądarka wybranego banku albo wprost podpis.

    UWAGA: Jeżeli pojawi się komunikat/error dotyczący zbyt wielu zapytań - możliwe, że będzie trzeba wyczyścić pliki cookies, więcej o wyczyszczeniu cookies: https://support.google.com/chrome/answer/95647

    Po podpisaniu dokumentów wyświetli się nam komunikat w niebieskim oknie Podpis złożony poprawnie. Możesz wysłać zgłoszenie do repozytorium DF. Można teraz wysłać zgłoszenie do repozytorium.

    Po wysyłce dokumentacji do repozytorium dokumentów finansowych wyświetli się komunikat informujący o dokonanej wysyłce.

    Status zgłoszenia zmieni się na wysłane.

    Uwaga! Od 2019 r. nie wysyłamy już Sprawozdania Finansowego do Urzędu Skarbowego w formie papierowej - dane są pobierane każdorazowo z KRS automatycznie.

    Z uwagi na nie ugruntowaną jeszcze praktykę niniejsze stanowisko każdorazowo należy potwierdzić z Państwa Urzędem Skarbowym. W Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Warszawie nie trzeba wysyłać dokumentów w formie papierowej.

    Gratulujemy udanego złożenia Sprawozdania Finansowego!

    Mamy nadzieję, że każdemu z Państwa udało się poprawnie złożyć dokumenty.

    Jeżeli pojawiły się jakieś wątpliwości podczas wysyłki Sprawozdania Finansowego dla jednostek Mikro, zachęcamy do kontaktu!

    Dowiedz się jak oszczędnie założyć i prowadzić spółkę z o.o. samodzielnie z Fakturomanią lub skorzystaj z oferty naszego biura rachunkowego

  • Komentarze

    comments powered by Disqus